1. Geltungsbereich und Vertragsgegenstand
2. Zielgruppe, Sprache und Bereitstellung
3. Pakete, Nutzerplätze, Speicher und Zusatzleistungen
4. Funktionsumfang der Plattform
5. KI-Modelle und externe Dienste
6. Guthaben (Credits) und verbrauchsabhängige Nutzung
7. Dateien, Wissensdaten und Dokumentenverarbeitung
8. Nutzer-, Rollen- und Zugangsverwaltung
9. Datenschutzfunktionen, Aufbewahrung und Protokolle
10. Export, Vertragsende und Löschung
11. Mandantentrennung, Infrastruktur und Sicherungen
12. Verfügbarkeit, Wartung und technische Grenzen
13. Support und nicht enthaltene Leistungen
14. Qualität und Grenzen der KI-Funktionen
15. Weiterentwicklung, Vorschaufunktionen und Versionierung
1.1 Diese Leistungsbeschreibung gilt für die Nutzung der OM Tactic Plattform in den Paketen Standard, Business und Pro sowie für später hinzugebuchte Nutzer- und Speichererweiterungen.
1.2 Die OM Tactic Plattform ist eine browserbasierte, mandantengetrennte Software-as-a-Service-Lösung für Unternehmen und selbstständig Tätige. Sie stellt insbesondere KI-Chatfunktionen, mehrere KI-Modelle, Datei- und Wissensdatenverarbeitung, Nutzer- und Rechteverwaltung, Governance- und Datenschutzfunktionen, ein integriertes Schulungsmodul sowie Verbrauchs- und Abrechnungsübersichten bereit.
1.3 Für individuell vereinbarte Pakete oder Sonderkonditionen sind die im jeweiligen Angebot oder Bestellformular konkret genannten Werte maßgeblich. Im Übrigen gilt diese Leistungsbeschreibung unverändert weiter. Die rechtliche Rangfolge der Vertragsdokumente wird in den AGB geregelt.
1.4 Die Plattform wird ausschließlich Geschäftskunden mit Rechnungsadresse in Deutschland angeboten. Verbraucher sind vom Angebot ausgeschlossen.
2.1 Die Plattform, die Systemnachrichten und die von der Plattform erzeugten Dokumente werden in deutscher Sprache bereitgestellt. Die Benutzeroberfläche ist beim ersten Aufruf auf Deutsch eingestellt. Nutzer können die Anzeigesprache in den Einstellungen ändern. Einzelne unmittelbar von externen technischen Diensten übermittelte Meldungen können in englischer Sprache erscheinen.
2.2 Die Plattform gilt als bereitgestellt, sobald der Kundenbereich unter der zugewiesenen Adresse erreichbar ist und der Kunde die Willkommensnachricht mit dem Link zur Vergabe seines Passworts erhalten hat. Die Einrichtung erfolgt grundsätzlich automatisch und dauert im Regelfall weniger als eine Minute nach erfolgreichem Abschluss des Kaufs. In Sonderfällen kann die Einrichtung manuell erfolgen.
2.3 Beim ersten Anmelden durchläuft der Kunden-Admin einen Einrichtungsassistenten. Die Bestätigung des Auftragsverarbeitungsvertrags ist verpflichtend und kann nicht übersprungen werden. Ohne diese Bestätigung sind die Plattform, der KI-Chat und Uploadfunktionen nicht nutzbar.
2.4 Nach Bestätigung des Auftragsverarbeitungsvertrags kann der Einrichtungsassistent unterbrochen und die Plattform mit den Standardeinstellungen genutzt werden. Die weiteren Einstellungen können jederzeit im Verwaltungsbereich vorgenommen und geändert werden.
2.5 Eine individuelle Einrichtung, Datenmigration, persönliche Einrichtungsbegleitung oder Beratung ist nicht Bestandteil der Standardleistung. Enthalten sind ein Einrichtungsassistent und ein Hilfebereich zur Selbsthilfe.
3.1 Die drei Standardpakete enthalten denselben Funktionsumfang. Sie unterscheiden sich ausschließlich in der enthaltenen Nutzerzahl und im enthaltenen Speicher.
| Paket | Enthaltene Nutzer | Enthaltener Speicher |
|---|---|---|
| Standard | 1 | 5 GB |
| Business | 15 | 25 GB |
| Pro | 50 | 100 GB |
Die für das gewählte Paket geltenden Preise werden dem Kunden vor Abschluss der Bestellung im Warenkorb angezeigt und in der Bestellbestätigung dokumentiert. Alle dort genannten Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Speicherangaben werden binär berechnet: 1 GB = 1.024 MB. Guthaben für KI-Nutzung ist in den Paketen nicht enthalten und wird separat erworben. Die Gutschrift erfolgt in Höhe des Nettobetrags; die gesetzliche Umsatzsteuer ist nicht Bestandteil des Guthabens.
3.2 Der Kunden-Admin zählt bei der Nutzerzahl als Nutzer. Eine ausgesprochene, noch nicht angenommene Einladung belegt ebenfalls einen Nutzerplatz. Der Platz wird frei, wenn die Einladung abläuft oder zurückgenommen wird.
3.3 Deaktivierte, gesperrte oder zur Löschung vorgemerkte Nutzer zählen nicht gegen die Nutzerzahl. Die zugehörigen Daten bleiben bis zur Löschung gespeichert und können weiterhin Speicher belegen. Es muss stets mindestens ein Administrator verbleiben.
3.4 Zusätzliche Nutzerplätze und Speichererweiterungen können zu den im Kundenportal zum Zeitpunkt der Buchung angegebenen Preisen hinzugebucht werden. Die konkrete Kapazität ergibt sich aus dem Grundpaket zuzüglich der gebuchten Erweiterungen.
3.5 Ein Wechsel in ein Paket, dessen Nutzerkapazität unter der Zahl der aktiven Mitarbeiter liegt, ist nicht möglich. Das System schlägt die erforderliche Zahl zusätzlicher Nutzerplätze vor. Alternativ muss der Kunde zuvor Mitarbeiter deaktivieren oder löschen. Eine automatische Deaktivierung durch OM Tactic findet nicht statt.
3.6 Ein Wechsel auf ein geringeres Speicherlimit wird nicht blockiert. Liegt der belegte Speicher anschließend über dem neuen Limit, bleiben vorhandene Daten erhalten und abrufbar; neue Uploads werden abgewiesen, bis der belegte Speicher wieder unter dem Limit liegt.
3.7 Befristete Aktionen können als zeitlich begrenzter Preisnachlass angeboten werden. Nach Ablauf gilt automatisch der reguläre Paketpreis. Zugaben zum Leistungsumfang, insbesondere zusätzlicher Speicher oder zusätzliche Nutzerplätze, werden nicht befristet, sondern dauerhaft gewährt.
4.1 Alle nachfolgend beschriebenen Funktionen sind grundsätzlich in allen drei Standardpaketen verfügbar. Eine paketabhängige Funktionsstaffelung besteht nicht.
KI-Chat mit Auswahl aus mehreren freigeschalteten KI-Modellen.
Der Kunden-Admin kann die für Mitarbeiter sichtbare Modellauswahl einschränken. In der Standardeinstellung sind alle freigegebenen Modelle auswählbar.
Keine mengenmäßige Begrenzung der Zahl von Chats, Nachrichten oder KI-Anfragen; begrenzend wirken das verfügbare Guthaben und technische Schutzgrenzen.
Datei- und Bild-Upload sowie Bildanalyse; die Funktion ist standardmäßig aktiviert und kann vom Kunden-Admin gemeinsam deaktiviert werden.
Dokumentenanalyse sowie Verarbeitung von Wissensdaten mit Such- und Vektorfunktionen; standardmäßig aktiviert und abschaltbar.
Bildgenerierung; in allen Paketen enthalten, standardmäßig deaktiviert und durch den Kunden-Admin aktivierbar.
Optionale Websuche; in allen Paketen enthalten, standardmäßig deaktiviert und nur nach ausdrücklicher Bestätigung aktivierbar.
Nutzerverwaltung mit den Rollen Administrator und Mitarbeiter.
Verwaltung von bis zu zehn Abteilungen je Kundenbereich.
Richtlinienverwaltung und dokumentierte Richtlinienbestätigungen.
Dokumentation und Verwaltung von KI-Anwendungsfällen.
Governance-Dossier mit dokumentierten Richtlinien, Anwendungsfällen und Registern.
Modellregister mit Anbieter, Verarbeitungsregion, Verwendungszweck und der jeweils freigeschalteten Modellauswahl.
Sub-Prozessoren-Register mit eingesetzten Dienstleistern, Sitz beziehungsweise Verarbeitungsregion, Zweck und Kennzeichnung eines Drittlandbezugs.
Verbrauchsauswertungen und Abrechnungsübersichten.
Die Plattform enthält ein Schulungsmodul, in dem Mitarbeiter Inhalte zu Grundlagen und Risiken des Einsatzes von KI eigenständig bearbeiten können. Teilnahme und Erfüllungsstand werden dokumentiert. Nachweise zu einzelnen Personen sind im Schulungsbereich einsehbar; das Governance-Dossier weist den aggregierten Erfüllungsstand aus. Persönliche Schulungen durch OM Tactic sind nicht enthalten.
Der Kunde kann das Erscheinungsbild seines Kundenbereichs anpassen. Jedem Kunden wird eine Adresse unter einer Domain von OM Tactic zugewiesen. Zusätzlich kann eine eigene Domain beziehungsweise Subdomain eingebunden werden. Der Kunde richtet und unterhält hierfür den erforderlichen DNS-Eintrag. OM Tactic übernimmt die Einbindung in den Reverse-Proxy sowie Beschaffung und Erneuerung des TLS-Zertifikats. Bei einem fehlerhaften oder entfernten DNS-Eintrag bleibt die von OM Tactic zugewiesene Adresse erreichbar.
Für Richtlinien, Anwendungsfälle, Wissenssammlungen und Dokumente bestehen keine gesonderten mengenmäßigen Begrenzungen. Begrenzend wirken der enthaltene Speicher, technische Dateigrenzen und die maximale Zahl von zehn Abteilungen.
5.1 Die Plattform stellt mehrere Modellvarianten über Microsoft (Azure) und Google (Vertex AI) bereit. Im Modellregister werden die Verarbeitungsregionen einheitlich wie folgt bezeichnet: „EU-DataZone Schweden (Sweden Central)“ für Azure-Modelle, „EU – Frankfurt (europe-west3)“ für Gemini und „EU – Niederlande (europe-west4)“ für Mistral. Die konkrete, jeweils freigeschaltete Auswahl einschließlich Anzeigename, Rechtsentität, Verarbeitungsregion und Verwendungszweck ist im Modellregister einsehbar.
5.2 Vertragsgegenstand ist der Zugang zu einer Auswahl geeigneter KI-Modelle, nicht die dauerhafte Bereitstellung einer bestimmten Modellbezeichnung oder Modellversion. Anbieter entwickeln Modelle fortlaufend weiter und ersetzen oder beenden Modellversionen.
5.3 Die verfügbare Modellauswahl kann geändert, ersetzt oder vorübergehend eingeschränkt werden, wenn ein Anbieter ein Modell einstellt oder abkündigt, die Bezugskosten erheblich steigen, Sicherheits- oder Datenschutzanforderungen nicht mehr erfüllt werden, technische Störungen auftreten oder rechtliche Risiken entstehen. Ein automatischer Wechsel auf ein anderes Modell erfolgt nicht. Nutzer wählen ein anderes verfügbares Modell selbst aus.
5.4 Modellanfragen, Dokumentaufbereitung, Texterkennung und Bildgenerierung sind auf die in Ziffer 5.1 genannten Verarbeitungsregionen innerhalb der Europäischen Union konfiguriert. Plattform-Hosting, produktive Datenbanken, Dateispeicher und Sicherungen werden bei Hetzner in Deutschland betrieben.
5.5 Die Websuche ist die einzige optionale Plattformfunktion mit einem ausdrücklichen Drittlandbezug. Bei Verwendung der Websuche erzeugt die Plattform aus der Nutzeranfrage eine verkürzte, auf Suchbegriffe ausgerichtete Anfrage und übermittelt nur diese Anfrage sowie technisch erforderliche Suchparameter an einen Suchanbieter mit Sitz in den USA. Der vollständige Nutzer-Prompt, Chatverläufe, Dokumentinhalte, Nutzer-, Kunden- oder Konversationskennungen, Browserdaten und die IP-Adresse des Endnutzers werden nicht an den Suchanbieter übermittelt. Vor der Aktivierung muss der Kunden-Admin den eingeblendeten Hinweis bestätigen. Nicht öffentlich zugängliche personenbezogene Daten, besondere Kategorien personenbezogener Daten, vertrauliche Unternehmensinformationen und sonstige sensible Informationen dürfen nicht für die Websuche verwendet werden. Recherchen zu öffentlich zugänglichen Informationen über Personen oder Unternehmen bleiben zulässig.
5.6 OM Tactic verwendet Kundeninhalte nicht zum Training eigener oder allgemeiner KI-Modelle und unterhält hierfür keinen technischen Verarbeitungsweg. Diese Zusage bezieht sich auf OM Tactic und die zur Modellverarbeitung eingesetzten verwalteten KI-Dienste. Microsoft (Azure) und Google (Vertex AI) werden auf Grundlage von Anbieterbedingungen genutzt, nach denen Kundendaten nicht ohne vorherige Erlaubnis oder Weisung zum Training oder Fine-Tuning von KI-/ML-Modellen verwendet werden. Soweit einzelne Partnermodelle eigenen Bedingungen unterliegen, wird dies im Modell- und Sub-Prozessoren-Register ausgewiesen. Erforderliche Verarbeitung zur Leistungserbringung, Sicherheit und Missbrauchserkennung bleibt hiervon unberührt.
5.7 Die Aussage in Ziffer 5.6 erstreckt sich nicht pauschal auf sämtliche sonstigen externen Dienste. Bei der optionalen Websuche wird die verkürzte Suchanfrage entsprechend Ziffer 5.5 an den Suchanbieter übermittelt. OM Tactic verwendet Suchanfragen nicht für eigenes Modelltraining; die weitere Datenverwendung durch den Suchanbieter richtet sich nach den für diesen Dienst geltenden Bedingungen und wird im Sub-Prozessoren-Register sowie in den Datenschutzhinweisen beschrieben.
5.8 Für System- und Servicenachrichten wird Microsoft 365 über Microsoft Ireland Operations Limited in der Region „Deutschland / EU-EFTA (EU Data Boundary)“ eingesetzt. Zahlungs- und Abrechnungsdaten werden über Stripe Payments Europe, Limited verarbeitet; aufgrund von Weiterverarbeitungen innerhalb der Stripe-Unternehmensgruppe wird dies im Register als „EU / USA – Drittland-Transfer (DPF/SCC)“ ausgewiesen. Diese Dienste erhalten im Rahmen der vorgesehenen Integration keine Chatverläufe, Dokumentinhalte oder Modellantworten zur Bereitstellung der KI-Funktionen. Ihre Verarbeitung dient der Kommunikation beziehungsweise Zahlungsabwicklung und wird in den Datenschutzhinweisen und im Sub-Prozessoren-Register erläutert. Die Trainingszusage in Ziffer 5.6 gilt für diese Verarbeitungsvorgänge nicht.
6.1 Die Nutzung verbrauchsabhängiger Funktionen erfolgt über vorab erworbenes Guthaben. Der Begriff wird in den Vertragsdokumenten als „Guthaben (Credits)“ eingeführt; in der Plattform werden Kontostand und Verbrauch in Euro angezeigt.
6.2 Die Umrechnung ist fest: 1 Euro Guthaben entspricht 1.000.000 Credits. Das Guthaben wird in den im Kundenportal angebotenen festen Stufen aufgeladen; freie Aufladebeträge sind nicht möglich.
6.3 Guthaben wird verbraucht durch Anfragen an KI-Modelle und durch Websuchen. Dokumentenanalyse, Bildanalyse und Wissensdaten-Abfragen werden als Bestandteil der jeweiligen Modellanfrage abgerechnet. Bildgenerierung und Websuche werden als eigene Verbrauchsarten ausgewiesen.
6.4 Kein Guthaben wird verbraucht durch das Hochladen und Aufbereiten von Dokumenten für Wissensdaten, durch Texterkennung oder durch Fragen im Hilfebereich. Wird eine Bedienungsfrage stattdessen im KI-Chat gestellt, handelt es sich um eine gewöhnliche Modellanfrage und sie verbraucht Guthaben.
6.5 Der Verbrauch kann bei derselben Aufgabe je nach ausgewähltem Modell, Umfang der Eingabe und Ausgabe sowie Art der Nutzung unterschiedlich ausfallen. Die Modellübersicht zeigt relative Kostenstufen durch ein, zwei oder drei Euro-Zeichen. Ein fester Preis je Anfrage wird nicht angezeigt, weil der tatsächliche Verbrauch vorab nicht zuverlässig feststeht.
6.6 Der Verbrauch künftiger Nutzung wird dynamisch auf Grundlage der jeweils aktuellen Bezugskosten des verwendeten Dienstes zuzüglich eines von OM Tactic festgelegten Aufschlags berechnet. Änderungen der Bezugskosten wirken sich bei unverändertem Aufschlag automatisch in beide Richtungen auf den Guthabenverbrauch künftiger Nutzung aus. OM Tactic kann den Aufschlag für zukünftige Nutzung ändern; die hierfür geltenden vertraglichen Voraussetzungen werden in den AGB geregelt. Der Euro-Wert bereits gekauften Guthabens und der feste Umrechnungskurs bleiben unverändert. Bereits verbrauchtes Guthaben wird nicht rückwirkend neu bewertet.
6.7 Ist das Guthaben aufgebraucht, werden keine neuen KI-Anfragen ausgeführt. Eine bereits begonnene Anfrage wird abgeschlossen. Ein negatives Guthaben und eine automatische Aufladung sind nicht vorgesehen. Das System zeigt Warnhinweise an und kann den Rechnungskontakt über einen niedrigen oder erschöpften Guthabenstand informieren.
6.8 Guthaben kann nicht auf andere Kundenkonten übertragen werden und verfällt nicht durch Zeitablauf. Nicht verbrauchtes Guthaben wird nach Wirksamwerden der Kündigung, dem Ende der bezahlten Vertragslaufzeit und Ablauf der in Ziffer 10.3 beschriebenen 45-tägigen Übergangsfrist erstattet. Die Rückzahlung wird durch OM Tactic über die Rückzahlungsübersicht im Admin-Portal ausgelöst. Einzelheiten zur Abwicklung, insbesondere zum Rückzahlungsweg und zur Verrechnung mit offenen Forderungen, werden in den AGB geregelt.
7.1 Unterstützt werden Text- und Dokumentformate, Bilder sowie Audio- und Videodateien. Für Wissensdaten werden ausschließlich Text- und Dokumentformate verarbeitet. Die im Einzelnen unterstützten Formate sind in der Plattform einsehbar und können sich mit der technischen Weiterentwicklung ändern.
7.2 Je Datei und je Upload-Vorgang gilt eine Grenze von 50 MB. Pro Upload-Vorgang können höchstens zehn Dateien gleichzeitig hochgeladen werden. Eine gesonderte Gesamtgrenze je Chat oder Wissenssammlung besteht nicht; begrenzend wirkt der verfügbare Speicher.
7.3 Auf das Speicherlimit werden ausschließlich die im Objektspeicher oder lokal im Kundenbereich abgelegten Dateien angerechnet. Dazu gehören Originaldateien, Bilder, Chat-Anhänge und generierte Bilder. Nicht angerechnet werden extrahierte Texte, Suchindizes, Wissensdaten-Vektoren, Chatinhalte in Datenbanken, gelöschte Dateien und Sicherungen.
7.4 Vor jedem Upload wird geprüft, ob genügend Speicher vorhanden ist. Reicht der Speicher nicht aus, wird der Upload abgewiesen. Bereits vorhandene Daten bleiben unberührt und abrufbar. Kundendateien werden nicht allein wegen einer Speicherüberschreitung gelöscht. Ab 75 Prozent Belegung werden Hinweise angezeigt; ab 90 Prozent wird auf Löschen, Zusatz-Speicher oder einen Paketwechsel hingewiesen.
7.5 Beim Hochladen wird Text aus Dokumenten automatisch ausgelesen. Enthält eine Datei bereits Text, erfolgt die Extraktion auf der Plattform. Für eingescannte Dokumente und Bilder wird Microsoft (Azure) mit Azure Document Intelligence in der Region „EU-DataZone Schweden (Sweden Central)“ eingesetzt. Ist dieser Dienst nicht verfügbar, kann eine einfachere plattforminterne Verarbeitung verwendet werden.
7.6 Qualität und Vollständigkeit der Texterkennung hängen insbesondere von Scanqualität, Handschrift, Tabellen, mehrspaltigen Layouts und den jeweils eingesetzten Verfahren externer Anbieter ab. Eine bestimmte Erkennungsqualität oder ein identisches Ergebnis bei wiederholter Verarbeitung wird nicht zugesagt.
7.7 Ausführbare Dateien werden abgelehnt. Dabei werden Dateiendung und tatsächlicher Inhalt geprüft. Eine Prüfung auf Schadsoftware ist nicht Bestandteil der Leistung. Passwortgeschützte oder verschlüsselte Dateien können gegebenenfalls gespeichert werden, ihr Inhalt kann jedoch nicht ausgelesen oder für Wissensdaten verarbeitet werden.
7.8 Nutzer können einzelne Dateien herunterladen und löschen. Dateien, die ausschließlich für einen einzelnen Chat verwendet werden, werden nicht in der allgemeinen Dateibibliothek abgelegt und mit dem zugehörigen Chat gelöscht. Die Löschung ist sofort und endgültig; ein Papierkorb und eine kundenseitige Wiederherstellungsfunktion bestehen nicht. Mit der Ursprungsdatei werden auch die daraus abgeleiteten Such- und Wissensdaten entfernt. In der allgemeinen Dateiverwaltung wird kein Sammeldownload angeboten; der Kunden-Admin kann den Gesamtdatei-Export nach Ziffer 10.1 verwenden. Die Plattform ist kein allgemeiner Dateiablagedienst.
7.9 Exportierbar sind Originaldateien. Vektoren, Suchindizes und extrahierte Inhalte sind technische Zwischenergebnisse und werden nicht gesondert exportiert.
8.1 Die Plattform kennt die Rollen Administrator und Mitarbeiter. Der Kunden-Admin verwaltet Nutzer, Einladungen, Rollen und Abteilungszuordnungen. Mitarbeiter werden ausschließlich durch Einladung angelegt; eine offene Selbstregistrierung besteht nicht.
8.2 Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort. Zusätzlich kann jeder Nutzer freiwillig eine Zwei-Faktor-Authentifizierung über eine Authenticator-App einrichten. Eine unternehmensweite Verpflichtung der Zwei-Faktor-Authentifizierung durch den Kunden-Admin ist nicht vorgesehen.
8.3 Eine Anmeldung über Single Sign-on, SAML, OIDC, unternehmenseigene Verzeichnisdienste oder Konten Dritter wird nicht angeboten. Der Kunden-Admin kann die Passwortvorgaben nicht individuell konfigurieren.
8.4 Nach mehreren fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen kann der Zugang vorübergehend gesperrt werden. Eine Sperrung eines Nutzerkontos beendet bestehende Anmeldungen.
8.5 Ein Programmierzugang für Kunden und vorkonfigurierte Integrationen mit anderen Systemen werden nicht angeboten. Die Nutzung erfolgt über die bereitgestellte Benutzeroberfläche. Automatisierte Zugriffe außerhalb der vorgesehenen Nutzung sind nicht Bestandteil der Leistung und werden in den Nutzungsbedingungen geregelt.
9.1 Der Kunde kann im Datenschutzbereich getrennte Aufbewahrungsfristen festlegen für Chatinhalte, hochgeladene Dateien einschließlich daraus gewonnener Inhalte sowie Verbrauchsangaben. Es können vorgegebene Zeiträume oder ein frei gewählter Wert in Tagen verwendet werden. In der Standardeinstellung ist keine automatische Löschung aktiviert.
9.2 Die automatische Löschung richtet sich nach dem Alter der Daten und nicht nach der Speicherbelegung. Bei Dateien werden auch die daraus abgeleiteten Such- und Wissensdaten entfernt.
9.3 Dem Kunden-Admin stehen je Mitarbeiterkonto Auskunft und Datenexport, Sperrung und Wiederfreigabe, vorgemerkte Löschung mit Wiederherstellungsmöglichkeit sowie sofortige endgültige Löschung zur Verfügung. Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Abteilungszuordnung können berichtigt werden. Inhaltliche Angaben in Chats oder Dokumenten sind hiervon nicht erfasst.
9.4 Bei der Löschung eines Mitarbeiters werden dessen private Inhalte entfernt. Inhalte, die dem Unternehmen oder einer Abteilung freigegeben wurden, bleiben mit ihrer Freigabe bestehen. Die Funktionen werden durch den Kunden-Admin ausgeübt; ein Self-Service des einzelnen Mitarbeiters ist nicht vorgesehen.
9.5 Die Plattform führt ein kundenseitiges Protokoll für Vorgänge im Verwaltungs- und Datenschutzbereich, insbesondere Auskunft, Sperrung, Reaktivierung, Löschung, Einladungsrücknahme und Bestätigung des Auftragsverarbeitungsvertrags. Das Protokoll ist für den Kunden-Admin einsehbar und wird nach drei Jahren automatisch bereinigt.
9.6 Ein separates Betriebsprotokoll von OM Tactic erfasst technische und abrechnungsbezogene Vorgänge. Es ist nicht kundenseitig einsehbar und wird nach zwölf Monaten automatisch bereinigt. In beiden Protokollen werden Metadaten, nicht jedoch Inhalte von Chats oder Dateien erfasst.
9.7 Zur Erkennung und Untersuchung von Sicherheitsvorfällen werden erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldeereignisse protokolliert. Erfasst werden ausschließlich hierfür erforderliche Metadaten, insbesondere Zeitpunkt, Nutzerbezug soweit vorhanden, Anmeldeergebnis, verwendete Authentifizierungsart und IP-Adresse. Passwörter, Authentifizierungscodes und Zugangstoken werden nicht protokolliert.
Die Anmeldeprotokolle werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Sie sind nicht als allgemeine Aktivitäts- oder Mitarbeiterübersicht für den Kunden-Admin vorgesehen. OM Tactic kann im Rahmen konkreter Support-, Sicherheits- und Missbrauchsfälle auf diese Protokolle zugreifen; solche Zugriffe werden auf berechtigte Personen beschränkt und protokolliert.
10.1 Während der Vertragslaufzeit kann der Kunden-Admin Auskünfte je Mitarbeiterkonto, Rechnungen und das Governance-Dossier exportieren. Die Auskunft je Mitarbeiterkonto umfasst Unterhaltungen, Nachrichten, Dateiangaben, Verbrauchs- und Kontodaten sowie die zugehörigen Protokolleinträge. Zusätzlich kann der Kunden-Admin sämtliche im Kundenbereich gespeicherten Dateien als Archiv herunterladen; dies umfasst hochgeladene und in der Plattform erzeugte Dateien einschließlich privat abgelegter Dateien und Dateien, die ausschließlich in einzelnen Chats verwendet werden. Chatinhalte werden über die Auskunft je Mitarbeiterkonto bereitgestellt. Ein vollständiger Export sämtlicher interner Systemdaten des Kundenbereichs wird nicht angeboten.
10.2 Die Mitarbeiter-Auskunft wird als strukturierte Datei mit lesbarer Zusammenfassung bereitgestellt. Das Governance-Dossier ist als PDF oder strukturierte Datei verfügbar. Rechnungen werden über eine Übersicht mit Zugriff auf die jeweiligen Rechnungsdokumente bereitgestellt.
10.3 Mit dem Ende des bezahlten Zeitraums werden KI-Chat, Modellzugriff und Datei-Uploads gesperrt. Der Verwaltungsbereich bleibt weitere 45 Tage erreichbar. In dieser Zeit kann der Kunden-Admin Mitarbeiter verwalten, Auskünfte exportieren sowie Rechnungen und das Governance-Dossier abrufen. Das vorhandene Guthaben ist während dieser Übergangsfrist nicht mehr nutzbar.
10.4 Nach Ablauf der 45 Tage werden die produktiven Kundendaten automatisch gelöscht. Dies umfasst insbesondere Kundendatenbank, Nutzerkonten, Unterhaltungen, Nachrichten, Suchindex, Wissensdaten, hochgeladene Dateien, Kundenkonfiguration, Kundenverzeichnis, Domainzuordnung und Zugang zum KI-Gateway.
10.5 Abrechnungs- und Verbrauchsdaten sowie der abschließende Kontoauszug bleiben erhalten, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Löschung des Kundenbereichs wird protokolliert.
10.6 In Sicherungen können Daten noch bis zu 60 Tage nach der produktiven Löschung vorhanden sein. Sicherungskopien von Dateien werden mit der Löschung des Kundenbereichs entfernt; andere Sicherungen laufen über ihre Aufbewahrungsfrist aus und werden zusätzlich durch Bereinigungsvorgänge entfernt.
10.7 Eine vorzeitige vollständige Löschung kann nach Ende der bezahlten Vertragslaufzeit auf dokumentierte Anfrage durch OM Tactic ausgelöst werden. Ein Self-Service besteht nicht. Während eines aktiven Abonnements ist die vollständige Löschung technisch gesperrt. Gesetzlich aufzubewahrende Abrechnungs- und Verbrauchsdaten bleiben unberührt.
10.8 Ein nachträglicher Sonderexport nach endgültiger Löschung wird nicht angeboten.
11.1 Die Plattform wird auf Servern eines deutschen Infrastruktur-Anbieters betrieben. Produktive Server, Datenbanken und Dateispeicher befinden sich in Deutschland. Auch die Sicherungen werden an Standorten in Deutschland aufbewahrt.
11.2 Jeder Kunde erhält eine eigene Anwendungsinstanz, eine eigene Datenbank für Chats, Nachrichten, Nutzer und Governance-Angaben sowie einen eigenen Suchindex.
11.3 Wissensdaten und Vektoren liegen in einem gemeinsam genutzten Datenbankdienst, sind jedoch durch eine eigene Kundenrolle und technisch erzwungene Zugriffsbeschränkungen auf Datenebene voneinander getrennt. Die Kundenrolle kann diese Trennung nicht umgehen.
11.4 Hochgeladene Dateien liegen in einem gemeinsam genutzten Objektspeicher in einem eigenen, dem Kunden zugeordneten Bereich. Zugriffe sind technisch auf diesen Bereich beschränkt.
11.5 Kundendaten werden regelmäßig und verschlüsselt gesichert. Die Sicherungen dienen der Wiederherstellung des Betriebs im Störungsfall. Konkrete Sicherungsintervalle sind nicht Bestandteil der zugesagten Leistung und können betrieblich angepasst werden.
11.6 Ein Anspruch auf Wiederherstellung einzelner Chats, Dateien, Einstellungen oder früherer Stände besteht nicht. Die Wiederherstellung aus Sicherungen ist ein internes Betriebswerkzeug. Sicherungen sind weder Archiv noch Versionsverwaltung und ersetzen keine eigene Datensicherung des Kunden.
11.7 Der Suchindex ist nicht Bestandteil der Sicherungen, weil er aus den gesicherten Daten neu aufgebaut werden kann. Die übrigen wesentlichen Datenbereiche sind von den Sicherungen erfasst.
11.8 Für die Benutzeroberfläche werden keine Schriftarten oder Skripte von fremden Servern nachgeladen. Erforderliche Webfonts und Skriptdateien werden über die von OM Tactic betriebene Plattforminfrastruktur bereitgestellt.
11.9 Die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten sind gesondert dokumentiert und im Kundenbereich einsehbar.
12.1 Eine bestimmte Mindestverfügbarkeit oder ein Service-Level in Prozent wird nicht zugesagt. OM Tactic betreibt die Plattform mit der Sorgfalt eines ordentlichen Anbieters und ist bemüht, sie durchgehend verfügbar zu halten.
12.2 Wartungs-, Aktualisierungs- und Sicherungsarbeiten können die Erreichbarkeit vorübergehend einschränken. Ein Anspruch auf vorherige Ankündigung oder eine bestimmte Vorlaufzeit besteht nicht. Solche Arbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt.
12.3 Bei akuten Sicherheits-, Datenschutz- oder Rechtsproblemen können betroffene Funktionen oder externe Dienste unverzüglich und ohne Vorankündigung vorübergehend gesperrt werden. Die übrigen Funktionen bleiben soweit möglich verfügbar.
12.4 Nicht als Störung der Plattform gelten insbesondere Einschränkungen aufgrund von Wartungs- und Sicherungsarbeiten, höherer Gewalt, Störungen der Internetverbindung oder Endgeräte des Kunden, Ausfällen externer KI-Anbieter, Störungen beim Zahlungsdienstleister, Fehlern einer vom Kunden verwalteten Domain, missbräuchlicher oder vertragswidriger Nutzung sowie erforderlichen Sicherheitsabschaltungen.
12.5 Eine Statusseite ist nicht Bestandteil der Leistung. Eine allgemeine Verpflichtung zur laufenden Störungsinformation wird nicht übernommen.
12.6 Die Plattform wird über den Webbrowser genutzt und ist für die aktuelle Version gängiger Browser ausgelegt. Für ältere Browserversionen wird die Nutzbarkeit nicht zugesagt. Die Oberfläche ist auf Desktop-, Tablet- und Mobilgeräten nutzbar; eine vollständige Funktionsgleichheit auf allen Geräteklassen wird nicht zugesagt. Eine eigene native App für Apple- oder Android-Geräte besteht nicht. Auf unterstützten Mobilgeräten kann die Webanwendung über die Browserfunktion zum Startbildschirm hinzugefügt und anschließend ähnlich einer App gestartet werden.
12.7 Unabhängig vom Guthaben gelten technische Schutzgrenzen für Nachrichten, Uploads, Werkzeugaufrufe, Anmeldung und Registrierung. Sie dienen Stabilität, Sicherheit und Missbrauchsschutz und können betrieblich angepasst werden. Eine Fair-Use-Begrenzung regulärer bezahlter Nutzung aus wirtschaftlichen Gründen besteht nicht.
12.8 Eingabelänge, Ausgabelänge und Kontextfenster richten sich nach den Vorgaben der jeweiligen Modellanbieter. Die Plattform setzt darüber hinaus keine eigenen modellbezogenen Grenzen. Anbietergrenzen können sich mit neuen Modellversionen ändern.
13.1 Support wird per E-Mail unter service@omtactic.de angeboten. Supportanfragen werden an Werktagen bearbeitet. Feste Servicezeiten und verbindliche Reaktionszeiten werden nicht zugesagt.
13.2 Der Support umfasst Fragen zur Bedienung der Plattform, Zugangs- und Nutzerkontenprobleme, Bearbeitung gemeldeter Fehler, Abrechnungsfragen sowie Hilfestellung bei Einstellungen.
13.3 Zusätzlich steht in der Plattform ein Hilfebereich mit Erklärungen und einer Möglichkeit zur Fragestellung zur Verfügung. Dieser dient der Selbsthilfe und ist kein direkter Kontaktweg zu OM Tactic. Seine Nutzung verbraucht kein Guthaben.
13.4 Nicht Bestandteil des Supports sind insbesondere individuelle Prompt-Erstellung, Rechts- oder Datenschutzberatung, Begleitung individueller KI-Projekte, Datenbereinigung, individuelle Integrationen, persönliche Mitarbeiterschulungen und Einrichtung der Plattform durch OM Tactic.
13.5 Zusätzliche Beratungs-, Einrichtungs- oder Unterstützungsleistungen können gesondert vereinbart und vergütet werden. Ein Anspruch auf Abschluss einer solchen Zusatzvereinbarung besteht nicht.
13.6 Das Anlegen und Pflegen von Nutzern, Abteilungen, Richtlinien und Anwendungsfällen ist Aufgabe des Kunden. OM Tactic stellt die technischen Funktionen, den Einrichtungsassistenten und Hilfetexte bereit. OM Tactic erbringt keine Rechtsberatung und keine rechtliche Bewertung. Die Plattform unterstützt bei Dokumentation, Steuerung und Nachvollziehbarkeit; die inhaltliche und rechtliche Verantwortung verbleibt beim Kunden.
14.1 Ergebnisse der KI-Funktionen können Fehler enthalten, unvollständig oder veraltet sein und frei erfundene Angaben enthalten. Sie sind vor ihrer Verwendung fachlich zu prüfen.
14.2 KI-Modelle und sonstige Verarbeitungsdienste werden von den jeweiligen Anbietern fortlaufend weiterentwickelt. Dieselbe Eingabe oder dasselbe Dokument kann zu einem späteren Zeitpunkt zu einem anderen Ergebnis führen. Eine bestimmte inhaltliche Richtigkeit, Qualität, Vollständigkeit, Eignung für einen bestimmten Zweck oder dauerhaft gleichbleibende Ausgabe wird nicht zugesagt. Geschuldet wird der Zugang zu den beschriebenen Funktionen, nicht ein bestimmtes Ergebnis.
14.3 In Bereichen mit erheblicher Bedeutung für Betroffene, insbesondere bei medizinischen, rechtlichen oder finanziellen Fragestellungen, Personalentscheidungen, Kreditwürdigkeitsbeurteilungen oder sicherheitskritischen Abläufen, ist erhöhte Sorgfalt erforderlich. Ergebnisse sind vor jeder Verwendung durch fachkundige Personen zu prüfen. Die Verantwortung für Einsatz und daraus abgeleitete Entscheidungen liegt beim Kunden.
14.4 Für vollständig automatisierte Entscheidungen über Personen ohne menschliche Beteiligung ist die Plattform nicht bestimmt. Die ausführlichen Nutzungsregeln und zulässigen Einsatzgrenzen werden in den Nutzungsbedingungen geregelt.
15.1 Die Plattform wird fortlaufend weiterentwickelt. Funktionen können ergänzt, umbenannt, technisch ersetzt oder in ihrer Bedienung verändert werden. Die rechtlichen Voraussetzungen für wesentliche Änderungen oder Einschränkungen werden in den AGB geregelt.
15.2 Derzeit ist keine Funktion als Beta, Test oder Vorschau gekennzeichnet. Künftig können einzelne Funktionen ausdrücklich als Beta, Test, Vorschau oder zeitlich befristet bereitgestellt werden. Für entsprechend gekennzeichnete Funktionen besteht kein dauerhafter Leistungsanspruch; sie können verändert, einem anderen Paket oder einer Zusatzleistung zugeordnet oder eingestellt werden.
15.3 Funktionen, die ohne eine solche Kennzeichnung dauerhaft als Bestandteil des Pakets bereitgestellt werden, bleiben Bestandteil des vereinbarten Funktionsumfangs, vorbehaltlich der in den AGB geregelten Änderungsmöglichkeiten.
15.4 Die bei Vertragsschluss geltende Fassung dieser Leistungsbeschreibung wird dem Vertrag zugeordnet, unverändert gespeichert und im Kundenbereich bereitgestellt. Erfasst werden insbesondere Versionsnummer, Zeitpunkt, Prüfsumme sowie die bestätigende Person. Spätere Änderungen erhalten eine neue Versionsnummer und ein neues Standsdatum; ältere Fassungen bleiben den bestehenden Verträgen zugeordnet.
